Urząd Miejski w Bychawie

wykształcenie wyższe bez stażu pracy lub średnie i 3 letni staż pracy

Wymagania niezbędne:

1.      wykształcenie wyższe bez stażu pracy lub średnie i 3 letni staż pracy;

2.      posiadanie obywatelstwa polskiego;

3.      pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;

4.      brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;

5.      nieposzlakowana opinia;

6.      stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku;

7.      umiejętność obsługi komputera w zakresie: pakiet biurowy MS Office, poczta elektroniczna, Internet;

8.      znajomość obowiązujących przepisów prawa w zakresie wykonywanych zadań, w szczególności:

1)      ustawy o samorządzie gminnym;

2)      ustawy o pracownikach samorządowych;

3)      ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego;

4)      ustawy o finansach publicznych;

5)      ustawy Prawo zamówień publicznych;

6)      ustawy o ochronie danych osobowych;

7)      rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L.119.1 z 04.05.2016 r.) – RODO,

8)      ustawy o dostępie do informacji publicznej,

9)      ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,

10)   ustawy o petycjach,

11)   instrukcji kancelaryjnej,

12)   regulaminu organizacyjnego Urzędu,

13)   statutu Gminy Bychawa.

Wymagania dodatkowe

1.      wykształcenie wyższe administracyjne;

2.      preferowane doświadczenie na stanowisku do spraw obsługi interesanta w jednostkach publicznych;

3.      komunikatywność w kontaktach służbowych, uprzejmość, życzliwość w stosunku do interesantów, umiejętność nawiązywania kontaktów;

4.      rzetelność i precyzyjność w przekazywaniu informacji;

5.      wysoka kultura osobista;

6.      dokładność, obowiązkowość, odpowiedzialność;

7.      dyspozycyjność i zaangażowanie, umiejętność organizowania pracy własnej;

8.      umiejętność pracy w zespole;

9.      umiejętność stosowania i interpretacji przepisów prawa;

10.  odporność na stres.

1.      Wykonywanie czynności kancelaryjnych określonych dla kancelarii przepisami instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a w szczególności:

1)   przyjmowanie korespondencji, jej otwieranie, pieczętowanie i ewentualne opisywanie,

2)   prowadzenie rejestru kancelaryjnego,

3)   przyjmowanie podań do protokołu,

4)   prowadzenie rejestru przesyłek specjalnych,

5)   segregacja wpływającej korespondencji,

6)   obsługa poczty elektronicznej (w tym E-PUAP),

7)   pełnienie roli stałego punktu wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego,

8)   przekazywanie korespondencji kierownictwu urzędu,

9)   przekazywanie korespondencji poszczególnym wydziałom i samodzielnym stanowiskom,

10)  przekazywanie korespondencji – po jej sprawdzeniu odbiorcom w formach przewidzianych prawem, w tym celu prowadzenie odpowiedniej dokumentacji,

11)  nadawanie i przyjmowanie faksów, ich ewidencja i doręczanie,

12)  opieczętowywanie dokumentów pieczęciami,

13)  prowadzenie rejestru pieczęci wykorzystywanych w urzędzie,

14)  przechowywanie, zabezpieczenie pieczęci ich uaktualnianie, zamawianie, przekazywanie do Mennicy Państwowej lub wycofywanie z używania zgodnie z obowiązującymi przepisami;

15)  przekazywanie pracownikom spraw zgłoszonych podczas ich nieobecności,

16)  przyjmowanie i przekazywanie właściwym służbom zaprenumerowanej prasy i wydawnictw.

2.     Prowadzenie rejestru zarządzeń, w tym:

1)      przyjmowanie, kopiowanie i przekazywanie zarządzeń do właściwych stanowisk pracy i jednostek organizacyjnych, organów nadzoru,

2)      wpisywanie zarządzeń do rejestru zgodnie z obowiązującymi procedurami,

3)      zapewnienie kompletności i aktualności rejestru zarządzeń.

3.      Prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków, przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków.

4.      Obsługa posiedzeń komisji do spraw skarg, wniosków i petycji.

5.      Redagowanie, uaktualnianie gablot i tablic informacyjnych w Urzędzie Miejskim oraz dbałość o ich estetykę.

6.      Współpraca i pomoc w wykonywaniu czynności związanych z funkcjonowaniem Punktu Obsługi Interesanta, a w szczególności: 

1)      przyjmowanie połączeń telefonicznych zewnętrznych i wewnętrznych,

2)      przyjmowanie podań, wniosków i skarg od interesantów, informowanie  o kompletności podań i opłatach z tym związanych,

3)      kierowanie interesantów do właściwych wydziałów i stanowisk pracy,

4)  udostępnianie interesantom stosownych druków, formularzy, wzorów dla spraw załatwianych w urzędzie lub innych instytucjach,

5)      udzielanie interesantom pomocy w wypełnianiu formularzy, druków,

6)      udzielanie wszechstronnej informacji interesantom o sprawach załatwianych w urzędzie oraz obowiązujących w tym zakresie procedurach.

7.      Prowadzenie punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego.

8.      Wykonywanie czynności związanych z obsługą pojazdów samochodowych tj.:

1)      wypisywanie kart drogowych kierowcy  samochodu służbowego i autobusów szkolnych,

2)      rozliczanie kart drogowych dla pojazdów samochodowych  stanowiących własność gminy,

9.      Sporządzanie sprawozdań statystycznych i informacji wynikających z zajmowanego stanowiska.

10.  Przygotowanie zamówień, dokonywanie określenia przedmiotu zamówienia publicznego, szacowanie wartości zamówienia, proponowanie trybu udzielenia zamówienia dla zadań realizowanych na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz ustawą o finansach publicznych.

11.  Udostępnianie informacji publicznych, o których mowa w ustawie o dostępie do informacji publicznych z zakresu stanowiska pracy.

12.  Zamieszczanie i aktualizowanie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej w sprawach z zakresu stanowiska pracy.

13.  Wykonywanie zadań z zakresu obronności oraz ochrony ludności i obrony cywilnej oraz zarządzania kryzysowego zleconych przez przełożonych a określonych w odrębnych ustawach.

14.  Wykonywanie zadań powierzonych odrębnymi zarządzeniami, w tym w zakresie kontroli zarządczej obowiązującej w Urzędzie Miejskim w Bychawie.

15.  Wnikliwe, szybkie, staranne i bezstronne działanie prowadzące do należytego załatwienia sprawy.

16.  Przestrzeganie tajemnicy służbowej i innych tajemnic określonych przepisami prawa.

17.  Przestrzeganie regulaminu pracy, przepisów bhp i ppoż.

18.  Wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonych.

19.  Właściwe planowanie i organizacja pracy na zajmowanym stanowisku pracy.

20.  Dbałość o właściwe stosunki międzyludzkie w miejscu pracy, o ład, porządek oraz ochronę powierzonego mienia.

21.  Ochrona danych osobowych, o których mowa w ustawie  o ochronie danych osobowych i rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

22.  Ochrona informacji niejawnych, o których mowa w ustawie o ochronie informacji niejawnych.

23.  Prowadzenie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, przechowywanie i przekazywanie do archiwum.

24.  Zastępowanie pracownika na stanowisku do spraw obsługi interesanta, oraz pracownika na stanowisku mediów i komunikacji społecznej.

1.   list motywacyjny opatrzony własnoręcznym podpisem oraz numerem telefonu kontaktowego lub e-mailem;

2.      życiorys zawodowy (cv ) opatrzony własnoręcznym podpisem;

3.      oświadczenie kandydata o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych opatrzone własnoręcznym podpisem;

4.      oświadczenie kandydata o braku prawomocnego wyroku sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe opatrzone własnoręcznym podpisem;

5.      oświadczenie kandydata o posiadaniu obywatelstwa polskiego opatrzone własnoręcznym podpisem;

6.      kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie opatrzony własnoręcznym podpisem;

7.      oświadczenie o braku przeciwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na wskazanym stanowisku opatrzone własnoręcznym podpisem;

8.      ,,Zgoda na przetwarzanie danych osobowych” opatrzona własnoręcznym podpisem;

9.      kserokopia dokumentu potwierdzającego wymagane wykształcenie;

10.  kserokopie świadectw pracy lub zaświadczeń dokumentujących posiadany staż pracy (zaświadczenie o zatrudnieniu dokumentuje wyłącznie bieżący okres zatrudnienia tj. niezakończony stosunek pracy oraz okresy zatrudnienia występujące przed wejściem w życie przepisów nakazujących wydawanie świadectw pracy);

11.  kserokopie innych dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje i umiejętności tj. certyfikaty, zaświadczenia, referencje itp. (jeżeli kandydat takie posiada).

1.      praca o charakterze administracyjno-biurowym,

2.      stanowisko pracy związane z pracą przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz./dobę,

3.      wymiar czasu pracy: pełny wymiar czasu pracy (1 etat),

4.      miejsce pracy: Urząd Miejski w Bychawie, ul. Partyzantów 1 (praca wykonywana w budynku nie posiadającym windy),

5.      praca w godzinach: poniedziałek 8.00 – 16.00, wtorek-piątek 7.15 – 15.15,

6.      codzienny kontakt telefoniczny,

7.      bezpośredni kontakt z interesantem.

W kwietniu 2025 r. (miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia) wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miejskim w Bychawie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych był  wyższy niż 6%.

    Wymagane dokumenty aplikacyjne należy złożyć w Punkcie Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Bychawie lub przesłać poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP, z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego albo pocztą na adres: Urząd Miejski w Bychawie  ul. Partyzantów 1, 23-100 Bychawa w zamkniętej kopercie A4 oznaczonej imieniem i nazwiskiem i adresem do korespondencji kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko:  Podinspektor ds. obsługi kancelaryjnej w  Wydziale Organizacji i Spraw Społecznych w Urzędzie Miejskim w Bychawie (1 etat)”,  w terminie do dnia 9 czerwca 2025 r. do godz. 15.00 (decyduje data wpływu do urzędu).  Aplikacje, które wpłyną do Urzędu po wyżej określonym terminie, jak również nie spełniające wymogów formalnych nie będą rozpatrywane.

1.  Kandydaci spełniający wymagania formalne zostaną telefonicznie zaproszeni na postępowanie kwalifikacyjne obejmujące test oraz rozmowę kwalifikacyjną.

2.      Informacja o wynikach naboru będzie umieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Bychawie (https://umbychawa.bip.lubelskie.pl) oraz na tablicy informacyjnej w budynku Urzędu Miejskiego w Bychawie ul. Partyzantów 1.

3.      W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym,            w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym umowę o pracę zawiera się na czas określony (nie dłużej niż 6 miesięcy). W czasie trwania umowy organizuje się służbę przygotowawczą kończącą się egzaminem, którego pozytywny wynik jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika.

4.      W związku z wejściem w życie od dnia 25 września 2024 r. ustawy z dnia 14 czerwca 2024  o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r., poz. 928),  informuję, że zgodnie z art. 24 ust. 6 ww. ustawy, o  obowiązku informowania przyszłych pracowników, iż  w Urzędzie Miejskim w Bychawie, obowiązuje  procedura zgłoszeń wewnętrznych. Każdorazowo osoba zainteresowana jej treścią może ją uzyskać do wglądu w siedzibie Urzędu Miejskiego